EFS Support

Pusat Bantuan

Halaman ini menjadi pusat panduan penggunaan aplikasi EFS, FAQ, dan alur penyelesaian kendala operasional harian untuk tim finance, operasional, dan manajemen.

Gunakan panduan per menu berikut untuk orientasi pengguna baru dan penyelarasan SOP internal.

Update Fitur Terbaru (v1.1+)

  • Invoice DP/Parsial: tersedia aksi Catat Pembayaran, status partial, ringkasan terbayar/sisa, dan riwayat pembayaran per invoice.
  • Kontrol Compliance Pajak: toggle strict ON/OFF di Pengaturan Perusahaan untuk mewajibkan dokumen pajak saat status final.
  • Jejak Audit & Kontrol Risiko: filter aksi risiko tinggi dan preset tanggal cepat pada halaman aktivitas.
  • Mapping Akun Wajib: setting COA prioritas untuk auto-jurnal (kas/bank, piutang, pendapatan, PPN keluaran) dengan fallback otomatis.
  • Dashboard Monitoring: KPI kas menampilkan update real cash harian dan overdue receivables memperhitungkan sisa tagihan parsial.
  • Provision Tenant Baru: admin bisa onboarding subscriber baru dari menu Administrasi → Provision Tenant Baru, termasuk email set password owner.

Ringkasan Eksekutif (Satu Halaman)

Bahasa aktif: ID

Ringkasan ini dapat digunakan untuk briefing cepat manajemen sebelum masuk ke detail panduan per menu.

SOP Inti Per Menu

  • Penjualan: penawaran -> persetujuan -> invoice -> cetak/PDF.
  • Pembelian: input pengeluaran -> approval tier -> verifikasi jurnal.
  • Jurnal: input manual -> validasi debit/kredit -> posting atau pembalik.
  • Report: pilih laporan -> set periode/filter -> ekspor.
  • Akses: role berbasis fungsi -> audit matrix -> catat perubahan.

RACI Cepat

  • Staff: eksekusi input transaksi operasional.
  • Finance Manager: kontrol harian, approval utama, validasi jurnal.
  • C-Level: akuntabilitas laporan dan keputusan eskalasi.
  • Super Admin: kontrol sistem, permission, dan reset data.
Gunakan ringkasan ini sebagai lampiran rapat; detail operasional tersedia pada setiap section di bawah.

Penjualan

Langkah Cepat (1-2-3)

  1. Buat penawaran dan pastikan detail klien, proyek, dan item sudah sesuai.
  2. Setelah disetujui pelanggan, konversi penawaran menjadi invoice.
  3. Finalisasi dengan cetak/PDF untuk arsip dan pengiriman dokumen.

Checklist Sebelum Simpan

  • Nomor dokumen, tanggal, dan termin pembayaran sudah benar.
  • Nilai subtotal, pajak, dan total akhir sudah sesuai kesepakatan.
  • Role user memiliki akses cetak/ekspor pada tenant aktif.

Pembelian

Langkah Cepat (1-2-3)

  1. Input pengeluaran berdasarkan vendor, kategori biaya, dan proyek terkait.
  2. Ajukan approval sesuai tier otorisasi nominal perusahaan.
  3. Setelah approved dan cair, verifikasi dampak jurnal otomatis.

Checklist Sebelum Simpan

  • Bukti transaksi sudah lengkap dan nilai nominal valid.
  • Akun biaya dan akun kas/bank bawaan perusahaan sudah tepat.
  • Status approval dipastikan sesuai SOP internal.

Jurnal

Langkah Cepat (1-2-3)

  1. Buat jurnal penyesuaian manual untuk transaksi non-otomatis.
  2. Validasi keseimbangan debit dan kredit sebelum posting.
  3. Gunakan jurnal pembalik jika ada kesalahan input setelah finalisasi.

Checklist Sebelum Simpan

  • Tanggal jurnal sesuai periode akuntansi aktif.
  • Narasi jurnal jelas dan bisa ditelusuri saat audit.
  • Status posting hanya dilakukan setelah review akhir.

Report

Langkah Cepat (1-2-3)

  1. Pilih jenis laporan: Laba Rugi, Neraca, Profit Proyek, PPN, atau PPh.
  2. Tentukan periode dan filter agar data sesuai kebutuhan analisis.
  3. Ekspor ke PDF, Excel, atau CSV untuk distribusi dan arsip.

Checklist Sebelum Simpan

  • Periode laporan sudah sesuai cut-off yang disepakati.
  • Data transaksi sudah diposting dan tidak ada draft tertinggal.
  • User memiliki izin akses report di tenant aktif.

Manajemen Akses

Langkah Cepat (1-2-3)

  1. Tetapkan role sesuai tanggung jawab kerja setiap user.
  2. Lakukan audit berkala melalui Access Matrix.
  3. Catat setiap perubahan permission untuk jejak kontrol internal.

Checklist Sebelum Simpan

  • Tidak ada akses berlebih pada role operasional.
  • Akses report dan ekspor hanya untuk role yang berwenang.
  • Perubahan akses sudah disetujui PIC atau manajemen.

FAQ Singkat

Menu report tidak terlihat: cek role user dan permission report di perusahaan aktif.

Gagal cetak atau ekspor: verifikasi hak akses dokumen serta status login pada tenant yang benar.

Perlu reset data: gunakan menu Pengaturan Perusahaan dan konfirmasi dengan kata RESET.

RACI Peran Pengguna

RACI membantu memperjelas siapa yang melaksanakan, menyetujui, dikonsultasikan, dan diinformasikan pada tiap proses.

Proses Staff Finance Manager C-Level Super Admin
Input transaksi penjualan & pembelian R A I C
Approval pengeluaran C R/A A (eskalasi nominal besar) I
Posting & pembalik jurnal C R/A I C
Review laporan keuangan I R A C
Manajemen role & permission I C A R/A
Reset data perusahaan I C A R/A
Keterangan: R = Responsible, A = Accountable, C = Consulted, I = Informed.
Masuk ke Dashboard Kembali ke Beranda